Thông thường nếu muốn chỉnh sửa file PDF người sử dụng phải nhờ đến các phần mềm chuyên dụng như Adobe Acrobat hoặc chuyển sang Word.
Chỉnh sửa PDF trong Word 2013
Microsoft Office 2013 cho phép người sử dụng dễ dàng chỉnh sửa và mã hóa bảo mật tài liệu PDF mà không cần cài đặt thêm một ứng dụng chuyên biệt. Đầu tiên người sử dụng cần mở file tài liệu bằng phần mềm này bằng cách click chuột phải vào file PDF và chọn Open with, chọn tiếp Microsoft Word.
Từ đây người sử dụng có thể thay đổi ảnh, biên tập chữ, thay các liên kết siêu văn bản (hyper link) và màu chữ. Về cơ bản ta có thể chỉnh sửa mọi thứ trong phạm vi của Word 2013. Sau khi chỉnh sửa tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu file.
Chỉnh sửa nội dung file PDF trong các bản Word đời trước
Nếu máy tính không cài đặt Microsoft Office 2013, người sử dụng vẫn có thể copy những nội dung có trong tài liệu PDF nhờ ứng dụng Foxit Reader. Đây là phần mềm đọc file pdf miễn phí, được đóng gói trong một file thực thi (.exe) duy nhất. Tải chương trình tại đây
Sau khi mở file PDF bằng chương trình Foxit Reader, trên thanh công cụ của chương trình, bạn chọn Tools/Select Text (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Alt + 6). Sau đó tiến hành bôi đen đoạn văn bản cần copy, bấm chuột phải vào vùng văn bản vừa chọn và chọn Copy to Clipboard (hoặc nhấn Ctrl + C).
Tiếp theo mở file văn bản Word, bấm chuột phải vào vùng văn bản trống, chọn Paste từ menu hoặc ấn Ctrl + V. Sau khi đã chỉnh sửa lại các nội dung file PDF, người dùng có thể chuyển đổi ngược file dữ liệu trong Word về lại định dạng PDF.